Programme d’aide aux Autochtones en milieu urbain

Raison d'être

L’autochtonie québécoise vit des transformations dont il faut tenir compte. De nombreux Autochtones du Québec quittent leur réserve pour s’établir dans les villes. Depuis une dizaine d’années, ce phénomène s’accentue, et les raisons en sont multiples : la recherche d’un meilleur avenir professionnel, le projet de poursuivre des études, le désir de quitter un environnement socioéconomique difficile ou la quête de services liés à une situation médicale particulière comptent parmi les raisons les plus fréquentes de ce mouvement migratoire.

Or, en ce qui concerne les services (santé, éducation, emploi, logement, etc.), on sait que la responsabilité du Gouvernement du Québec est engagée dès lors que le demandeur ne réside pas sur un territoire de réserve. Il importe alors de doter le gouvernement d’outils pour adapter sa réponse aux besoins de cette clientèle en augmentation, car non seulement celle-ci est caractérisée par des traits culturels singuliers, mais elle est aussi parfois marquée par un passé psychosocial qui en fait un groupe particulièrement vulnérable.

Dans l’état actuel des choses, les services offerts par les organismes communautaires desservant la clientèle autochtone sont insuffisants pour faire face à l’ampleur des besoins. Faute d’infrastructures appropriées ou de ressources adéquates, non seulement n’arrivent-ils pas à mettre en oeuvre les interventions nécessaires, mais ils sont aussi constamment confrontés à la rupture de leurs services existants. Il s’agit, dès lors, de faire face à la dynamique autochtone urbaine, marquée par des besoins urgents et croissants.

Objectifs

Le Programme vise à améliorer les conditions de vie des Autochtones dans les villes du Québec, en donnant aux organismes communautaires desservant cette clientèle les moyens de leur offrir des services directs de qualité. Ces organismes sont les vecteurs privilégiés des services destinés aux Autochtones qui se trouvent en situation de vulnérabilité à l’extérieur des réserves.

Plus précisément, le Programme vise à :

• offrir et à développer des services directs culturellement pertinents et sécurisants pour répondre aux besoins des Autochtones en situation de vulnérabilité dans les villes;
• appuyer le développement des capacités d’intervention des organismes communautaires desservant les femmes autochtones et leurs familles qui vivent ou qui sont de passage en milieu urbain;
• encourager l’établissement de collaboration entre les organismes communautaires et les réseaux québécois;
• appuyer l’amélioration de la condition socioéconomique des Autochtones;
• renouveler et à améliorer les infrastructures des organismes communautaires desservant la clientèle autochtone en milieu urbain.

Le Programme est constitué de deux volets distincts dont la gestion relève du ministre responsable des Affaires autochtones, soit un premier consacré aux Services directs, et un second, consacré aux Infrastructures.

Admissibilité

Organismes admissibles

Les organismes communautaires desservant la clientèle autochtone en milieu urbain, qui répondent notamment aux caractéristiques suivantes :

• être un organisme communautaire à but non lucratif;
• être enraciné dans son milieu;
• entretenir une vie associative et démocratique;
• avoir son siège social au Québec, hors réserve ou en milieu urbain.

Présentation de la demande

Le dépôt d’une demande d’aide financière par un organisme peut se faire au Secrétariat aux affaires autochtones (SAA) à tout moment à l’intérieur de la durée du Programme.

Toute demande doit présenter les renseignements suivants :

• une preuve du statut juridique de l’organisme;
• une description du projet ou de l’intervention proposée qui :
  • énonce l’objectif du projet ou de l’initiative en lien avec les objectifs du Programme,
  • indique les activités et les ressources devant être mises en place en vue de la réalisation du projet,
  • comprend l’échéancier de mise en oeuvre du projet ou de l’initiative,
  • indique les résultats attendus à l’intérieur d’un délai précis et les avantages attendus pour les Autochtones vivant en milieu urbain;
• un montage financier démontrant notamment :
  • le besoin financier,
  • les sources de financement prévues;
• un budget détaillé et un état de trésorerie;
• un aperçu des mécanismes de gouvernance de l’organisme;
• les états financiers les plus récents si l’organisme est en activité.

Critères d'évaluation de demandes et processus de sélection

Les demandes sont évaluées en fonction des critères suivants :

• la pertinence du projet, révélée par :
  • l’admissibilité conformément aux modalités et conditions du Programme;
  • la pertinence des objectifs du projet ou de l’initiative en lien avec les objectifs du Programme.
• la qualité du projet, révélée par :
  • la clarté et la précision des objectifs poursuivis;
  • la capacité de l’organisme à réaliser le projet ou l’initiative;
  • la qualité des services, de la programmation et des activités du projet ou de l’initiative;
  • le réalisme des prévisions budgétaires, du montage financier et du calendrier de réalisation.
• les retombées prévisibles du projet, révélées par :
  • la faisabilité du projet ou de l’initiative, ainsi que les résultats qui seront obtenus grâce au financement demandé;
  • les effets structurants pour les Autochtones vivant en milieu urbain.

Le cas échéant, les demandes seront soumises aux ministères et organismes gouvernementaux concernés pour avis sectoriel de pertinence, de faisabilité et de financement.

Le processus de sélection s’inscrit à travers les étapes suivantes :

• dépôt des demandes de financement par les organismes concernés;
• analyse des demandes de financement par le SAA et formulation des recommandations;
• communication de la décision au demandeur par l’envoi d’une lettre d’annonce ou de refus;
• dans l’éventualité d’une décision positive, envoi d’une lettre d’annonce et / ou signature d’une entente de financement avec le demandeur.

Droits et obligations

L’organisme communautaire qui bénéficie d’une subvention a :

• le droit de bénéficier des sommes allouées;
• l’obligation de réaliser les éléments contenus à l’entente de financement;
• l’obligation de fournir la reddition de comptes relative au suivi et, le cas échéant, à l’évaluation du projet;
• l’obligation de rendre visible la participation financière du SAA dans ses communications officielles.

Le SAA a :

• l’obligation de verser les sommes allouées pour la réalisation du projet ou de l’initiative;
• le droit d’établir annuellement l’utilisation des sommes et d’ajuster les montants à verser en conséquence;
• le droit de résilier une entente en cas de défaut de la part de l’organisme.

Volet services directs

Une somme de 5 M$ sur cinq ans est réservée au volet Services directs. Ce volet vise le renforcement des services offerts aux Autochtones qui vivent ou qui sont de passage dans les villes du Québec, notamment dans les domaines psychosocial, sociojudiciaire, de la santé, de l’éducation et de la culture.

Projets et initiatives admissibles

• projets et initiatives qui visent à améliorer ou à consolider des services directs aux Autochtones qui se trouvent en situation de vulnérabilité dans les villes;
• projets et initiatives qui visent à développer des services en cohérence avec les services offerts par les réseaux québécois, en tenant compte des spécificités du milieu (adaptation ou développement des services, complémentarité et continuité des services);
• projets et initiatives qui contribuent à la vitalité culturelle des communautés autochtones en milieu urbain.

Dépenses admissibles

• salaires et avantages sociaux du personnel offrant les services directs;
• honoraires professionnels;
• honoraires divers;
• déplacements et transport (selon les barèmes du Gouvernement du Québec);
• traduction et communication;
• location temporaire des locaux indispensables à la prestation d’un service direct.

Les coûts reliés au renouvellement et / ou à l’entretien des équipements et fournitures nécessaires aux interventions et services offerts :

• mobilier et literie;
• matériel et fournitures;
• autres équipements jugés prioritaires*.

* Les coûts reliés aux équipements jugés prioritaires à un projet doivent être autorisés au préalable par le SAA.

Les coûts administratifs admissibles sont les suivants :

• les coûts liés à la préparation des documents financiers et d’autres rapports exigés pour se conformer à l’entente de financement d’un projet ou d’une initiative.

Les coûts administratifs d’un projet ou d’une initiative ne peuvent pas dépasser 10 % de l’aide financière accordée.

Dépenses non admissibles

Les dépenses effectuées avant la date du dépôt du dossier, incluant les dépenses pour lesquelles l’organisme a pris des engagements contractuels.

Les frais d’administration et de fonctionnement d’un organisme, notamment, toutes les dépenses nécessaires au fonctionnement d’un organisme et non reliées au projet ou à l’initiative financée par le Programme. Ces coûts comprennent, sans s’y limiter :

• les coûts salariaux (de rémunération) du personnel;
• loyer et entretien;
• la rémunération du personnel régulier pour l’administration d’un projet ou d’une initiative ou la participation à celle-ci lorsqu’ils reçoivent déjà une rémunération (salaire, honoraire, allocation journalière) pour la même période;
• le recouvrement d’un déficit ou d’un prêt.

Les achats des terrains et des immeubles ne sont pas admissibles.

Aide financière

L’aide financière prend la forme d’une contribution non remboursable. Le niveau maximal d’appui du Gouvernement du Québec ne dépassera pas 100 % des dépenses admissibles. Les organismes communautaires doivent déclarer l’ensemble des sources confirmées et prévues dans leur demande de financement. Le SAA s’assurera qu’aucune autre source ne contribue au remboursement des mêmes dépenses.

La somme maximale payable à un même organisme est de 500 000 $ sur cinq ans, soit 100 000 $ par année. Celui-ci peut mettre en oeuvre plusieurs projets mais il ne pourra pas dépasser le montant maximal. De ce montant, une somme maximale de 30 000 $ par année pourrait être allouée au renouvellement et / ou à l’entretien des équipements et fournitures.

Suivi et reddition de comptes

Un financement de 10 000 $ et moins est formalisé dans une lettre d’annonce précisant la raison de la subvention et les obligations du demandeur.

Chaque financement de plus de 10 000 $ est formalisé dans une entente de financement, laquelle ne pourra excéder plus de cinq exercices financiers gouvernementaux. Elle devra notamment contenir :

• les obligations des parties signataires;
• une description détaillée du projet ainsi que des objectifs liés au financement;
• des indicateurs de gestion et de production.

Chaque organisme communautaire subventionné à plus de 10 000 $ doit minimalement fournir une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de l’entente de financement. Cette reddition de comptes prend la forme d’un rapport comprenant obligatoirement :

• le bilan complet des activités réalisées;
• la description des résultats obtenus au regard des objectifs.

Ce rapport doit être accompagné des états financiers de l’organisme ainsi que d’un rapport financier faisant état de l’utilisation de la subvention reçue. En tout temps, l’organisme doit maintenir une comptabilité distincte pour les dépenses imputables au projet ou à l’initiative, conformément aux principes comptables généralement acceptés.

Versements de l'aide financière

Pour un financement de 10 000 $ et moins, l’aide financière pourra être entièrement versée à la suite de l’envoi de la lettre d’annonce.

Pour un financement de plus de 10 000 $, l’aide financière sera répartie en un minimum de deux versements annuels, dont le premier ne pourra représenter plus de 70 % de l’aide financière annuelle accordée. Dans tous les cas, le dernier versement prévu à une entente de financement ne sera effectué qu’une fois tous les documents de reddition de comptes déposés au SAA.

Volet infrastructures

Une somme de 3,9 M$ sur quatre ans est réservée au volet Infrastructures. Ce volet vise à renouveler et à améliorer les infrastructures des organismes communautaires afin d’augmenter et de consolider leurs capacités d’intervention.

Projets admissibles

• les projets qui visent à renouveler et à améliorer les infrastructures des organismes communautaires afin d’augmenter et de consolider leurs capacités d’intervention;
• les projets qui visent à établir de nouvelles structures des organismes communautaires dans les régions où celles-ci n’existent pas.

Infrastructures admissibles

Les infrastructures à vocation communautaire, incluant l’hébergement temporaire, de transit ou d’urgence, sont admissibles. Pour être admissible au financement, l’organisme communautaire doit se trouver dans l’une ou l’autre des situations suivantes :

• il est propriétaire en titre de l’infrastructure visée;
• il est en voie d’en faire l’acquisition et le démontre par l’entremise d’un engagement écrit officiel;
• il détient ou est en voie de détenir une emphytéose dont l’étendue minimale est ou sera de :
  • cinq ans suivant la date de fin des travaux, lorsque la demande d’aide financière est de 100 000 $ ou moins,
  • dix ans suivant la date de fin des travaux, lorsque la demande d’aide financière est de plus de 100 000 $.

Travaux admissibles

• la réhabilitation, la réfection, la reconstruction, l’agrandissement et le remplacement d’infrastructures existantes;
• la construction de nouvelles infrastructures.

Pour effectuer les travaux admissibles, l’organisme communautaire n’a pas à recourir à un appel d’offres public pour l’adjudication du contrat pour la réalisation de travaux de construction de 100 000 $ et plus; toutefois, il doit procéder à une demande de soumissions publiques. Cette demande doit être affichée dans un journal qui est diffusé sur le territoire de la municipalité ou, à défaut d’y être diffusé, qui est une publication spécialisée dans le domaine et vendue principalement au Québec.

Demande de soumissions publiques

Une demande de soumissions publiques effectuée par l’organisme demandeur pour l’exécution de travaux de construction doit respecter les modalités suivantes :

• le délai pour la réception des soumissions ne doit pas être inférieur à quinze jours;
• une demande de soumissions publiques relative à un contrat peut prévoir que seules seront considérées les soumissions présentées par des entrepreneurs ou fournisseurs ayant un établissement au Québec;
• les soumissions ne sont demandées et les contrats qui peuvent en découler ne sont accordés que suivant l’une ou l’autre des bases suivantes :
  • à prix forfaitaire,
  • à prix unitaire.

Coûts admissibles et non admissibles

De façon générale, tous les coûts nécessaires à la réalisation des projets sont admissibles, notamment les dépenses en immobilisation, telles que définies selon les principes comptables généralement reconnus, ainsi que tous les frais encourus pour la réalisation du projet. Les dépenses admissibles comprennent :

• les frais liés aux contrats d’entreprises pour la réalisation des travaux admissibles;
• les frais de régie;
• les frais incidents, y compris les honoraires et les analyses pertinentes de même que les frais de financement temporaire;
• les frais d’achat d’équipements communautaires nécessaires au projet;
• les frais liés à l’acquisition des nouvelles technologies de l’information, tels l’équipement informatique, les logiciels, les progiciels, les mises à jour, les mises à niveau et la formation nécessaire à leur utilisation.

Le Programme ne peut financer la partie des dépenses qui fait déjà l’objet d’une aide financière d’un autre ministère, organisme gouvernemental ou mandataire du Gouvernement du Québec.

Les coûts non admissibles au financement sont ceux qui ont trait à l’entretien usuel.

Aide financière

L’aide financière prend la forme d’une contribution non remboursable. L’aide financière accordée par le Gouvernement du Québec à un organisme ne peut dépasser 80 % des coûts admissibles. Le financement complémentaire de 20 % doit provenir d’une source autre qu’un ministère ou un organisme du Gouvernement du Québec. Les organismes doivent déclarer l’ensemble des sources confirmées et prévues dans leur demande de financement. Le SAA s’assurera qu’aucune autre source ne contribue au remboursement des mêmes dépenses.

Pour les travaux de réhabilitation, de réfection, d’agrandissement et de remplacement d’infrastructures existantes, la somme maximale par organisme est limitée à 600 000 $ sur quatre ans. La construction de nouvelles infrastructures n’est pas assujettie à cette limite.

Suivi et reddition de comptes

Un financement de 10 000 $ et moins est formalisé dans une lettre d’annonce précisant la raison de la subvention et les obligations du demandeur.

Chaque financement de plus de 10 000 $ est formalisé dans une entente de financement, laquelle devra notamment contenir :

• les obligations des parties signataires ;
• une description détaillée du projet ainsi que des objectifs liés au financement ;
• des indicateurs de gestion et de production.

Le délai maximal pour la réalisation d’un projet est de deux ans après la signature de l’entente de financement.

Chaque organisme communautaire subventionné à plus de 10 000 $ doit minimalement fournir une reddition de comptes conforme aux dispositions de l’entente de financement. Cette reddition de comptes prend la forme d’un rapport comprenant obligatoirement :

• un certificat d’achèvement relatif au projet de façon à attester que les travaux prévus dans le cadre de l’entente sont terminés et conformes ;
• un rapport financier non vérifié, constitué d’un état des revenus et dépenses détaillé du projet, et entériné par voie de résolution émanant du CA de l’organisme.

En tout temps, l’organisme doit maintenir une comptabilité distincte pour les dépenses imputables au projet, conformément aux principes comptables généralement acceptés.

Versements de l'aide financière

Pour un financement de 10 000 $ et moins, l’aide financière pourra être entièrement versée à la suite de l’envoi de la lettre d’annonce.

Pour un financement de plus de 10 000 $ et moindre de 100 000 $, l’aide financière sera répartie en un minimum de deux versements annuels, dont le premier ne pourra représenter plus de 70 % de l’aide financière annuelle accordée. Dans tous les cas, le dernier versement prévu à une entente de financement ne sera effectué qu’une fois tous les documents de reddition de comptes déposés au SAA.

Pour un financement supérieur à 100 000 $, l’aide accordée sera financée en service de la dette. Le SAA remboursera le capital, le paiement des intérêts et les frais inhérents à l’emprunt à long terme que l’organisme a contracté auprès de l’institution financière de son choix pour financer son projet.

Lorsque l’aide financière est versée sous forme de remboursement en service de dette, elle doit être versée sur une période se situant entre :

• trois et cinq ans pour une somme égale ou inférieure à 500 000 $ ;
• cinq et dix ans pour une somme supérieure à 500 000 $.